*Antworten zu Hosting, Datenschutz, Migration, Lizenz, Betrieb und Einführung von fortyTimer.* # Was uns am häufigsten gefragt wird Und was wir antworten. Ist Ihre Frage nicht dabei, schreiben Sie uns – wir antworten so direkt wie hier. ## Betrieb und Hosting ### Läuft fortyTimer in der Cloud oder auf unserem Server? Sie haben die Wahl zwischen zwei Modellen. Bei **Rundum-sorglos** richten wir fortyTimer bei unserem deutschen Hoster ein und betreiben es für Sie. Bei **In eigener Regie** installieren Sie selbst – auf einem eigenen Server oder bei einem Hoster Ihrer Wahl. In beiden Fällen bekommen Sie eine eigene Installation mit eigener Datenbank. Eine gemeinsame Datenbank, in der mehrere Firmen nebeneinander liegen, gibt es nicht. Beide Modelle im Vergleich stehen unter [Technik & Betrieb](https://www.fortytimer.de/technik.html#betriebsmodelle). ### Was braucht der Server konkret? Das brauchen Sie nur im Eigenbetrieb – bei „Rundum-sorglos“ kümmern wir uns darum. Erforderlich sind PHP 8.4 oder neuer, MySQL oder MariaDB, Apache und HTTPS. Für Benachrichtigungen zusätzlich einen SMTP-Zugang. **Nicht** erforderlich sind Redis, eine Message Queue, ein Hintergrunddienst, ein Cronjob oder Docker. Details finden Sie unter [Technik & Betrieb](https://www.fortytimer.de/technik.html#voraussetzungen). ### Brauchen wir einen Cronjob für die automatischen Aufgaben? Nein. Deaktivierung nach Systemaustritt, DSGVO-Aufbewahrungsfristen und das Anlegen von Zeitkonten laufen ereignisgesteuert im normalen Betrieb mit. Kommandozeilenbefehle gibt es zusätzlich, falls Ihre IT sie lieber zeitgesteuert ausführt. ### Gibt es eine App fürs Smartphone? Es gibt keine separate App und es braucht keine. Die Oberfläche ist für mobile Geräte optimiert: feste Navigation am unteren Bildschirmrand, horizontal scrollbare Tabellen, große Bedienflächen. Der Browser genügt – und Sie sparen sich App-Store-Freigaben und Geräteverwaltung. ### Teilen wir uns beim betreuten Betrieb einen Server mit anderen Kunden? Ja. Auf einem Server liegen bis zu 50 Kunden. Getrennt bleibt aber, worauf es ankommt: Jeder Kunde erhält eine eigene fortyTimer-Installation und eine eigene Datenbank. Es gibt keine gemeinsame Datenbank, in der die Arbeitszeiten mehrerer Firmen nebeneinander liegen, und kein Kunde kann auf die Daten eines anderen zugreifen. Wenn Sie einen Server ausschließlich für sich möchten, ist das der Weg „In eigener Regie“: Sie wählen dann selbst einen Server oder Hoster nach Ihren Vorgaben. ### Wer kümmert sich um Updates und Sicherungen? Beim Modell **Rundum-sorglos** wir: Wir spielen neue Versionen ein, sichern regelmäßig und stellen im Bedarfsfall wieder her. Sie merken davon im Regelfall nichts. **In eigener Regie** liegt beides bei Ihnen. Wir stellen jede neue Version samt Changelog bereit; das Einspielen selbst ist skriptgestützt und in wenigen Minuten erledigt. ### Können wir später zwischen den Modellen wechseln? Ja, in beide Richtungen. Weil in beiden Modellen dieselbe Anwendung mit derselben Datenbankstruktur läuft, ist ein Umzug ein Datenbank-Export und eine Neuinstallation – ohne Datenverlust und ohne dass etwas neu erfasst werden muss. ### Was kostet der betreute Betrieb? Der Betrieb wird zusätzlich zur Lizenz abgerechnet und richtet sich nach der Anzahl der Anwender und dem gewünschten Leistungsumfang. Alle Beträge stehen offen auf der [Preisseite](https://www.fortytimer.de/preise.html). ### Können wir eine Testinstanz parallel betreiben? Ja. Produktiv- und Testinstanz lassen sich parallel betreiben – unter Root, Subdomain oder Unterverzeichnis. Für eine Testinstanz lizenzieren wir maximal drei Anwender. ## Datenschutz und Recht ### Brauchen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Das hängt vom Betriebsmodell ab. Betreiben Sie fortyTimer **in eigener Regie**, findet keine Auftragsverarbeitung statt: Sie sind Betreiber und verantwortliche Stelle zugleich. Nur wenn wir Sie im Support oder bei der Installation unterstützen und dabei Zugriff auf personenbezogene Daten haben, ist ein Vertrag sinnvoll. Beim Modell **Rundum-sorglos** verarbeiten wir die Daten in Ihrem Auftrag. Ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist dann erforderlich und gehört bei uns zum Angebot – Sie müssen ihn nicht selbst aufsetzen. Das ist eine allgemeine Einordnung und keine Rechtsberatung – die Bewertung im Einzelfall trifft Ihre Datenschutzbeauftragung oder Ihre Rechtsberatung. ### Wie erfüllen wir ein Auskunftsersuchen nach Art. 15? Mit einem Klick in der Mitarbeiterverwaltung. Die Anwendung erzeugt ein ZIP mit einem lesbaren PDF und einer maschinenlesbaren JSON-Datei über mehr als 15 Datenabschnitte. Passwort-Hash, 2FA-Geheimnis und Wiederherstellungscodes sind nie enthalten, Protokolleinträge nur als Metadaten – damit keine Daten Dritter mit herausgehen. ### Was passiert mit den Daten ausgeschiedener Mitarbeitender? Sie legen eine Aufbewahrungsfrist in Jahren fest und entscheiden, ob nach Fristablauf anonymisiert oder gelöscht wird. Bei der Anonymisierung verschwinden Namen und Freitexte, die Zahlen bleiben – Salden, Monatsabschlüsse und Nachweise bleiben dadurch stimmig und prüfbar. ### Wie geht fortyTimer mit Krankmeldungen um? Sehr zurückhaltend, weil es sich um Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO handelt. Das Antragsformular weist ausdrücklich darauf hin, keine Diagnosen anzugeben. Freitexte werden nie ins Protokoll dupliziert und erscheinen weder in Genehmigungs-E-Mails noch in den Ansichten ohne Login. Zusätzlich lässt sich eine eigene Aufbewahrungsfrist für diese Freitexte setzen. ### Sieht das Team, warum jemand abwesend ist? Nur wenn Sie es zulassen. Eine Einstellung verbirgt die Abwesenheitsart in Live-Ansicht und Kalender – dann erscheint einheitlich nur „abwesend“. ### Ist das Protokoll manipulationssicher? Das Protokoll erfasst jede relevante Änderung mit auslösender Person, betroffener Person, Zeitpunkt sowie Alt- und Neuwert und ist über die Oberfläche nicht editierbar – auch nicht durch Administratoren. Unterhalb der Anwendung gilt, was für jede Datenbankanwendung gilt: Wer direkten Zugriff auf die Datenbank hat, kann Daten verändern. Wo dieser Zugriff liegt, hängt vom Betriebsmodell ab. **In eigener Regie** liegt er bei Ihnen. Ihn abzusichern ist Teil Ihres normalen IT-Betriebs. Beim Modell **Rundum-sorglos** liegt er bei uns. Was wir damit dürfen, regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag: Zugriff ausschließlich zu Wartungszwecken, weisungsgebunden und vertraulich. ## Funktionsumfang ### Wir brauchen keine Projektzeiten. Stört das? Nein. Der Projektzeit-Timer lässt sich vollständig abschalten – samt Menüpunkt, Auswertung und Direktaufruf. Dasselbe gilt umgekehrt für den Arbeitszeit-Timer sowie für Live-Ansicht, Kalender, Darkmode und einzelne Antragsarten. ### Kann fortyTimer Schichtpläne oder Dienstpläne? fortyTimer plant keine Schichten. Es erfasst und bewertet Arbeitszeit: Sollstunden je Wochentag über Arbeitszeitmodelle, tatsächliche Zeiten über Timer oder manuelle Erfassung, dazu Urlaub, Krankheit und Gleitzeit. Wer Dienstpläne erstellen muss, braucht dafür ein zusätzliches Werkzeug. ### Gibt es eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung? Eine dokumentierte API oder eine fertige DATEV-Anbindung gibt es derzeit nicht. Für die Übergabe stehen PDF-Monatsnachweise (einzeln oder als Sammel-ZIP), PDF-Berichte und der CSV-Export des Protokolls zur Verfügung. Wenn Sie eine bestimmte Schnittstelle benötigen, sprechen Sie uns an – die Anwendung wird aktiv weiterentwickelt. ### Ist die Oberfläche auch auf Englisch verfügbar? Derzeit ist fortyTimer durchgängig deutschsprachig – Oberfläche, Fehlermeldungen, E-Mails und PDF-Ausgaben. Weitere Sprachen sind in Planung und werden bei Bedarf freigeschaltet. ### Wie viele Mitarbeitende verkraftet das System? Die Anwendung ist auf kleine und mittlere Betriebe ausgelegt und darauf optimiert, auch bei langen Historien schnell zu bleiben: Gleitzeitsalden liegen für abgeschlossene Monate als Zwischenstand vor, Auswertungen aggregieren und paginieren datenbankseitig. Die tatsächliche Obergrenze hängt von Ihrer Serverausstattung ab – sprechen Sie uns mit Ihren Zahlen an. ### Können Vorgesetzte alle Mitarbeitenden sehen? Nein, nur die Anwender ihrer Genehmigergruppen – und zwar in jeder Liste: Mitarbeitende, Anträge, Auswertungen, Kalender, Nachweise und Kontostände. Die Einschränkung wirkt serverseitig, nicht nur in der Anzeige. ## Einführung und Migration ### Wie kommen unsere bestehenden Gleitzeitsalden ins System? Als Kontokorrektur mit Stichtag. Sie tragen den Saldo aus dem Altsystem einmalig ein – ab diesem Datum rechnet fortyTimer eigenständig weiter. Für Urlaubskonten funktioniert es genauso; beim Anlegen eines Anwenders lässt sich der Resturlaub des Eintrittsjahrs direkt hinterlegen. Eine vollständige Datenmigration ist dafür nicht nötig. ### Wie lange dauert die Einführung? Das hängt vor allem davon ab, wie viele Arbeitszeitmodelle, Genehmigungswege und Sonderregeln abzubilden sind. Die Installation selbst ist an einem Tag erledigt; die meiste Zeit fließt in die Stammdaten. Genau darüber sprechen wir in der Demo, bevor Sie sich entscheiden. ### Müssen wir alle Mitarbeitenden schulen? Nein. Für den Alltag – stempeln, Antrag stellen, Kontostand ansehen – reicht in der Regel eine kurze Einweisung. Etwas mehr Einarbeitung braucht die Administration, weil dort Stammdaten, Genehmigergruppen und Monatsabschluss zusammenlaufen. Das betrifft aber vor allem die Ersteinrichtung: Ist sie einmal gemacht, beschränkt sich der laufende Aufwand auf neue Mitarbeitende, geänderte Stammdaten und den Monatsabschluss. ### Was kostet fortyTimer? Die Lizenz richtet sich nach der Anzahl aktiver Anwender und der Laufzeit; das Zusatzmodul Projektzeit-Budget ist separat lizenzierbar. Ein Angebot erstellen wir nach einem kurzen Gespräch, weil Installationsaufwand und gewünschte Unterstützung mit einfließen. [Fragen Sie es hier an.](https://www.fortytimer.de/kontakt.html) ### Was passiert, wenn wir die Lizenz nicht verlängern? Sie behalten Zugriff auf Ihre Daten. Bei abgelaufener Lizenz werden schreibende Aktionen und die Auswertungsseiten gesperrt; Buchungslisten, Kontostände, Stundennachweise und das Protokoll bleiben abrufbar. DSGVO-Datenauskunft und Anonymisierung funktionieren bewusst ebenfalls weiter. ## Frage nicht dabei? Schreiben Sie uns kurz, worum es geht – Sie bekommen eine ehrliche Antwort, auch wenn sie einmal „kann fortyTimer nicht“ lautet. [Frage stellen](https://www.fortytimer.de/kontakt.html) --- HTML-Fassung dieser Seite: https://www.fortytimer.de/faq.html Kurzfassung der ganzen Website für KI-Systeme: https://www.fortytimer.de/llms.txt Kontakt: info@fortytwo-consulting.de