*Alle Funktionen von fortyTimer: Stempeluhr, Projektzeiten mit Budgets, Gleitzeitkonto, Urlaubsverwaltung, Antragswesen, Auswertungen, PDF-Nachweise und ein vollständiges Änderungsprotokoll.* # Alles, was fortyTimer kann Von der Stempeluhr bis zur DSGVO-Auskunft. Diese Seite listet den vollständigen Funktionsumfang der aktuellen Version – gegliedert nach Bereichen. ## Arbeitszeiterfassung Stempeln oder eintragen – beides führt zur selben, sauberen Datenbasis. Mit Schutz vor Überschneidungen, Nachtschicht-Logik und automatischem Pausenabzug. #### Live-Timer mit Pause Starten, pausieren, fortsetzen, beenden. Die laufende Dauer wird sekundengenau angezeigt, gebucht wird minutengenau. Ein versehentlich gestarteter Timer lässt sich verwerfen, ohne dass eine Buchung entsteht. #### Timer immer sichtbar Die laufende Dauer erscheint auf Wunsch dauerhaft in der Navigation – für Arbeitszeit und Projektzeit getrennt, jeweils mit farbigem Statuspunkt. #### Manuelle Nacherfassung Datum, Start, Ende, Pause, Arbeitszeitart und Notiz lassen sich vollständig von Hand erfassen und später korrigieren. #### Überschneidungsprüfung Arbeitszeitbuchungen können sich nicht überlappen. Die Fehlermeldung nennt Datum und Zeitraum der kollidierenden Buchung im Klartext. #### Nachtschichten Endet eine Buchung nach Mitternacht, rechnet das System korrekt über den Tageswechsel – in Timer, Auswertung und Saldo. #### Enddatum bei Tageswechsel Wird ein Timer vom Vortag gestoppt, kann als Pflichtangabe gewählt werden, zu welchem Tag die Endzeit gehört. Die Auswahl wird sofort gespeichert. #### Felder im laufenden Timer Startzeit, Pause und optional die Endzeit sind während des Laufs änderbar. Jede Änderung wird serverseitig gespeichert und überlebt einen Gerätewechsel. #### 24-Stunden-Sicherung Vergessenes Ausstempeln führt nicht zu einer stillen Fehlbuchung: Jenseits von 24 Stunden verweigert das System den Stopp mit klarer Meldung. #### Arbeitszeitarten Frei definierbare Zeitarten wie Anwesenheit, Schulung oder Dienstreise – deaktivierbar, für einzelne Anwender sperrbar und vor versehentlichem Löschen geschützt. #### Automatischer Pausenabzug Fehlende gesetzliche Mindestpausen werden beim Abschließen automatisch ergänzt – wahlweise bezogen auf die Anwesenheitszeit oder auf die Nettoarbeitszeit. #### Manuelle und automatische Pause getrennt Beide Werte bleiben getrennt gespeichert und werden in Auswertungen und Monatsnachweisen getrennt ausgewiesen. #### Erfassung für andere Administration und Vorgesetzte können Zeiten für zugängliche Mitarbeitende erfassen und korrigieren – jede Änderung wird protokolliert. Zeitraum-Schnellwahl: heute / Woche / Monat Notizfeld je Buchung Quellenkennzeichnung Timer vs. manuell Timer komplett ausblendbar ## Projektzeiterfassung Ein zweiter, unabhängiger Timer für die Frage „woran“ – parallel zur Arbeitszeit, mit Notizen, Verrechenbarkeit und Abrechnungsstatus. #### Eigener Projekt-Timer Mit Pause, Verwerfen, editierbaren Feldern und Enddatum-Auswahl – derselbe Komfort wie beim Arbeitszeit-Timer. #### Projektverwaltung Projekte anlegen, aktiv oder inaktiv schalten und für einzelne Anwender sperren. Deaktivierte Projekte bleiben in Auswertungen als Filter erhalten. #### Notizen mit Vorschlägen Das System schlägt frühere Beschreibungen desselben Anwenders zum selben Projekt vor. Die Notiz eines laufenden Timers wird laufend serverseitig gespeichert. #### Letztes Projekt merken Pro Anwender einstellbar: Beim nächsten Timerstart ist das zuletzt gebuchte Projekt bereits vorausgewählt. #### Projektwechsel im Lauf Falsches Projekt erwischt? Die Zuordnung eines laufenden Timers lässt sich rückwirkend ändern – Dauer, Startzeit, Pause und Notiz bleiben erhalten. #### Verrechenbarkeit Jede Buchung ist als verrechenbar oder nicht verrechenbar markierbar. Beide Summen werden in der Auswertung getrennt ausgewiesen. #### Abrechnungsstatus Den Status „abgerechnet“ setzt ausschließlich die Administration – einzeln, per Mehrfachauswahl oder für alle gefilterten Einträge seitenübergreifend. #### Optionales Zusatzfeld Ein frei benennbares zweistelliges Kennzeichen (Standard „NP“) erscheint bei Bedarf im Timer, in der Liste als Badge und als Filter in der Auswertung. #### Parallele Buchungen erlaubt Projektzeiten dürfen sich bewusst überlappen – untereinander und mit der Arbeitszeit. Das ermöglicht nachgelagerte Projektaufteilung. ## Projektzeit-Budget Zusatzmodul Budgets in Stunden je Projekt, die sich durch verrechenbare Buchungen automatisch abbauen – mit Warnung dort, wo gebucht wird. #### Budgets je Projekt Buchungsarten „Setzen auf“, „Aufbuchen“ und „Abbuchen“ in Stunden:Minuten, jeweils mit Stichtag und Notiz. #### Automatischer Verbrauch Verrechenbare, abgeschlossene Projektzeiten tragen das Budget selbstständig ab. Nicht verrechenbare Buchungen und laufende Timer zählen nicht. #### Warnschwelle im Timer Unterschreitet ein Projekt die eingestellte Schwelle (Standard 8 Stunden), erscheint ein Warnbanner auf dem Dashboard und der Projektzeiten-Seite. #### Nachvollziehbare Historie Manuelle Budgetbuchungen und die tatsächlich budgetwirksamen Projektzeiten laufen in einer gemeinsamen Historie zusammen – per Doppelklick direkt bearbeitbar. #### Restbudget in der Projektliste Eine sortierbare Spalte zeigt das Restbudget; Unterschreitungen sind rot markiert, Projekte ohne gepflegtes Budget klar gekennzeichnet. #### Sauber abschaltbar Ohne lizenziertes Modul verschwinden Menüpunkt, Budgetseite, Einstellungsbereich, Warnbanner und Spalte vollständig. ## Gleitzeit- und Überstundenkonto Der Saldo wird nicht fortgeschrieben, sondern taggenau aus Soll und Ist neu berechnet – vom Systemeintritt bis zum Stichtag. #### Vollständige Soll-Ermittlung Sollstunden je Wochentag aus dem Arbeitszeitmodell, ganze und halbe Feiertage nach Bundesland, genehmigter Urlaub und Krankheit (Soll wird erlassen) sowie Gleitzeittage (Guthaben wird verbraucht). #### Historisch korrekt Modell-, Bundesland- oder Regelwechsel wirken erst ab ihrem Gültigkeitsdatum. Vergangene Zeiträume rechnen weiter mit den damaligen Werten. #### Beschäftigungszeitraum als Grenze Sollstunden beginnen am Systemeintritt und enden am Systemaustritt – der Austrittstag zählt noch vollständig. #### Kontokorrekturen Gleitzeit- und Urlaubskonten lassen sich absolut setzen, auf- oder abbuchen, jeweils mit Stichtag und Begründung – ideal für die Startsaldo-Übernahme aus einem Altsystem. #### Vier-Augen-Prinzip Vorgesetzte dürfen für ihre Gruppe korrigieren, aber nicht für das eigene Konto und nicht löschen – das bleibt der Administration vorbehalten. #### Kontostände-Übersicht Alle zugänglichen Mitarbeitenden auf einer Seite – mit Arbeitszeitmodell, Gleitzeitstand, Urlaubskonto des Jahres und bereits genehmigtem Urlaub in der Zukunft, jede Spalte sortierbar. #### Schnell trotz langer Historie Abgeschlossene Monate liegen als Zwischenstand vor; neu gerechnet wird nur das offene Restfenster. Die vollständige Neuberechnung bleibt die Referenz. #### Gleitzeitseite für alle Jeder Anwender sieht seinen eigenen Saldo mit Verlauf – ohne Rückfrage in der Verwaltung. ## Urlaub, Abwesenheiten und Feiertage Jahreskonten mit Anspruch, Übertrag, Verbrauch und Rest – und ein Feiertagskalender, der weiß, in welchem Bundesland wer arbeitet. #### Jahres-Urlaubskonten Pro Anwender und Jahr geführt; Konten für das laufende und die zwei folgenden Jahre entstehen automatisch. #### Halbe Urlaubstage Durchgängig unterstützt – auch bei halben Feiertagen wie Heiligabend, die automatisch mit 0,5 Tagen zählen. #### Anspruch mit Historie Der Jahresanspruch ist pro Jahr hinterlegbar und änderbar; vergangene Jahre behalten ihren damaligen Wert. #### Resturlaub bei Neuanlage Beim Anlegen eines Anwenders lässt sich der verbleibende Resturlaub im Eintrittsjahr direkt eintragen – ab dem Folgejahr greift der reguläre Anspruch. #### Automatischer Übertrag Der Vorjahresübertrag wird über alle Jahre hinweg fortgeschrieben und berücksichtigt das Eintrittsjahr korrekt. #### Individuelle Urlaubsregeln Zählung nach Arbeitszeitmodell (jeder Tag mit Sollstunden) oder nach festen Wochentagen – pro Anwender und zeitlich historisiert. #### Jahresübergreifende Anträge Urlaub über den Jahreswechsel wird automatisch pro Jahr aufgeteilt. Die gebuchten Tage werden gespeichert, sodass ein Storno exakt dieselben Tage zurückbucht. #### Abwesenheits-Jahreskalender Pro Monat ein Block, pro Anwender eine Zeile: Überschneidungen im Team sind sofort sichtbar. Beantragt und genehmigt sind farblich unterscheidbar. #### Feiertagsimport für 16 Bundesländer Bundesland und Jahr wählen – die Feiertage werden vollständig offline berechnet, inklusive beweglicher Feiertage und Buß- und Bettag. Kein externer Dienst. #### Feiertagskalender je Anwender Jeder Anwender hat ein zugeordnetes Bundesland; ein Standortwechsel wird als historisierter Eintrag gepflegt, vergangene Zeiträume bleiben korrekt. #### Eigene und halbe Feiertage Regionale oder betriebliche Feiertage lassen sich frei anlegen – bundesweit oder für ausgewählte Länder, ganz oder halb. #### Saubere Zusammenführung Werden mehrere Bundesländer importiert, führt das System identische Feiertage zusammen, statt sie zu duplizieren. ## Antragswesen und Genehmigungen Urlaub, Gleitzeitausgleich und Krankmeldung – mit klarer Zuständigkeit, vollständigem Statuslebenszyklus und revisionssicherer Historie. #### Drei Antragsarten, einzeln schaltbar Jede Art ist getrennt aktivierbar und getrennt als genehmigungspflichtig oder genehmigungsfrei konfigurierbar. #### Live-Kontostand im Formular Beim Urlaubsantrag zeigt das Formular Urlaubskonto und beantragte Tage live, beim Gleitzeitantrag den aktuellen Saldo – Feiertage und Urlaubsregel eingerechnet. #### Zeitraum-Kalender Ein aufklappbarer Zwei-Monats-Kalender für Von- und Bis-Datum; die Eingabe in deutschem Format bleibt parallel möglich. #### Plausibilitätsgrenzen Anträge liegen zwingend im Beschäftigungszeitraum und umfassen höchstens 42 Kalendertage. Bereits eingereichte, offene Anträge gelten als reserviert. #### Vollständiger Lebenszyklus Offen, genehmigt, abgelehnt, zurückgezogen – dazu ein eigener Genehmigungsschritt für Stornierungen genehmigter Anträge. #### Unveränderliche Anträge Nach dem Einreichen ändert sich ausschließlich der Status. Das ergibt eine lückenlose, revisionssichere Nachvollziehbarkeit. #### Ablehnung nur mit Begründung Der Ablehnungsgrund ist Pflichtfeld und in Liste wie Detailansicht sichtbar. #### Genehmigergruppen Nur Mitglieder der zugeordneten Gruppe dürfen entscheiden – auch vorrangig vor der Admin-Rolle. Ohne Gruppe greift der Fallback auf alle aktiven Anwender mit Administrationsrechten. Die Zuordnung ist historisiert. #### Genehmigen aus der E-Mail Signierter Link auf eine Bestätigungsseite; erst der bewusste Klick genehmigt. Zweistufig, einmalig einlösbar und nur gültig, solange die Berechtigung besteht. #### Nur berechtigte Aktionen sichtbar Genehmigen und Ablehnen erscheinen ausschließlich dort, wo tatsächlich Berechtigung besteht – keine Schaltflächen, die ins Leere laufen. #### Antragsübersicht für Führungskräfte Eine eigene Ansicht listet alle Anträge zugänglicher Mitarbeitender mit Filtern, Suche und Sortierung; Doppelklick öffnet die Details. #### Anträge in der Auswertung Genehmigte Urlaubs-, Krank- und Gleitzeittage erscheinen als virtuelle Einträge in der Arbeitszeitauswertung, damit die Zeitreihe vollständig ist. ## Auswertungen, Berichte und Nachweise Filtern, summieren, exportieren – und von jeder Zeile mit einem Klick zurück in die Buchung. #### Arbeitszeitauswertung Filter nach Zeitraum, Anwender und Eintragsart – Arbeitszeit, Urlaub, Gleitzeit oder Krankmeldung – mit Schnellwahl und Vor-/Zurück-Navigation. Filter greifen automatisch, ohne separaten Klick. #### Projektzeitauswertung Filter nach Projekt, Anwender, Zeitraum, Beschreibung (Volltext), Verrechenbarkeit, Abrechnungsstatus und optionalem Zusatzfeld. #### Summen und Paginierung Summen und Trefferzahl werden datenbankseitig ermittelt, die Anzeige ist seitenweise – auch große Datenbestände bleiben schnell. #### PDF-Berichte mit Logo Arbeitszeit- und Projektzeitbericht als PDF. Klare Obergrenze von 500 Zeilen mit verständlicher Meldung – ein Bericht ist entweder vollständig oder er wird nicht erzeugt. #### Hinweistext im Projektbericht Im Kopf des PDFs lässt sich ein frei konfigurierbarer Hinweis einblenden, etwa ein Abnahme- oder Freigabevermerk. #### Monatliche Arbeitszeitnachweise Für abgeschlossene Monate mit Tageszeilen, Ist und Soll, getrennten Pausen, Urlaubs-, Krank- und Gleitzeittagen sowie Eröffnungs- und Schlusssaldo. #### Nachweise fürs Team Führungskräfte erzeugen Nachweise einzeln als PDF oder gesammelt als ZIP – auch für bereits ausgeschiedene Mitarbeitende. #### Protokoll-Export als CSV Exakt die gefilterte Ansicht, Excel-freundlich mit UTF-8-BOM und Semikolon – und abgesichert gegen Formel-Einschleusung. #### Live-Ansicht Zeigt in Echtzeit, wer arbeitet, wer pausiert und wer heute abwesend ist – mit Projektname und Notiz laufender Projekttimer. Optional abschaltbar. #### Sprung in die Buchung Ein Klick führt aus der Auswertung in die Bearbeitung – und nach dem Speichern zurück in genau dieselbe gefilterte Ansicht. #### Dashboard mit Kennzahlen Monatsstunden, Resturlaub, Gleitzeit und offene Anträge als klickbare Karten, dazu Zeitübersicht für heute, Woche und Monat. #### Schnellzugriffe Antrag stellen, Kalender öffnen, Budgetwarnung und – für die Administration – die Verstoßkarte der letzten 60 Tage. ## Administration und Stammdaten Sechs historisierte Stammdaten je Anwender – und die Möglichkeit, alles auszublenden, was Ihr Betrieb nicht braucht. #### Mitarbeiterverwaltung Anlegen, bearbeiten, aktivieren und deaktivieren – mit Systemeintritt und optionalem Systemaustritt. Kein offener Selbstregistrierungs­zugang. #### Sechs historisierte Stammdaten Arbeitszeitmodell, Arbeitszeitregel, Genehmigergruppe, Urlaubsregel, Feiertagskalender und Urlaubsanspruch – alle mit „gültig ab“-Datum und lückenloser Historie. #### Arbeitszeitmodelle Pro Wochentag eine Sollzeit im Format HH:MM, minutengenau. Die Übersicht zeigt Tages- und Wochenwerte sowie die Zahl der zugewiesenen Anwender. #### Arbeitszeitregeln Maximale Tages- und Wochenarbeitszeit, Mindestruhezeit und mehrstufige Mindestpausen – zeitlich befristet zuweisbar. #### Genehmigergruppen Anlegen, aktiv oder inaktiv schalten, Mitglieder verwalten. Das Formular zeigt direkt, welche Anwender die Gruppe aktuell verwenden. #### Automatische Deaktivierung Ist der Systemaustritt verstrichen, wird das Konto automatisch deaktiviert – ohne Cronjob, ausgelöst im normalen Betrieb. #### Projekt- und Zeitart-Ausschlüsse Einzelne Anwender lassen sich von bestimmten Projekten oder Arbeitszeitarten ausschließen; Auswahllisten filtern sich entsprechend live. #### Konfigurierbare Stammdatenfelder Nicht benötigte Felder verschwinden vollständig. Neue Mitarbeitende erhalten still den hinterlegten Standardwert – die Oberfläche wird spürbar einfacher. #### Rollen und Sichtbarkeit Administrator, Vorgesetzter und Mitarbeiter. Vorgesetzte sehen ausschließlich die Anwender ihrer Genehmigergruppen – serverseitig eingeschränkt, nicht nur in der Anzeige. #### Listen mit Suche und Sortierung Volltextsuche, Dreizustands-Sortierung je Spalte, Schalter für inaktive und anonymisierte Personen, Doppelklick zum Bearbeiten. #### Transaktionssichere Anlage Konto, Rolle, alle Stammdaten-Historien und Zeitkonten entstehen in einem Vorgang. Schlägt ein Schritt fehl, wird nichts angelegt. #### Rund 50 Einstellungen Zentral gepflegt, in acht Bereiche gegliedert, mit Volltextsuche – und jede Änderung wird protokolliert. ## Benachrichtigungen In der Anwendung und per E-Mail – datensparsam, mit Lesestatus und ohne Freitexte aus Krankmeldungen. #### Glocke mit Zähler Die Zahl ungelesener Nachrichten aktualisiert sich automatisch, ohne dass die Seite neu geladen werden muss. #### Automatische Antragsmeldungen Antragstellende werden über Eingang, Genehmigung, Ablehnung, Rückzug und alle Stornoschritte informiert, Genehmigende über neue und zurückgezogene Anträge. #### Lesestatus-Komfort Benachrichtigungen zu einem Antrag werden auch dann als gelesen markiert, wenn Sie den Antrag selbst geöffnet haben – nicht nur beim Aufklappen der Nachricht. Ergänzend lässt sich der Status von Hand ändern, alles gesammelt markieren und Gelesenes wegräumen. #### E-Mails, die überall funktionieren Aktionsschaltflächen werden auch in Microsoft Outlook korrekt dargestellt, die Darstellung auf dem Smartphone nutzt die volle Breite. #### Manueller Nachrichtenversand Die Administration schreibt an alle aktiven Anwender, an Genehmigergruppen oder an Einzelne; Vorgesetzte an ihre Gruppen. Protokolliert wird der Versand – nicht der Text. #### Datenminimierung Interne Benachrichtigungen enthalten nur Ereignis, Art und Zeitraum – keine Antragsbegründungen und keine Krankheitsangaben. ## Bedienung und Oberfläche Durchgängig deutsch, hell oder dunkel, am Schreibtisch wie unterwegs. #### Vollständig deutschsprachig Oberfläche, Fehlermeldungen, Validierungstexte, E-Mails und PDF-Ausgaben. #### Dunkelmodus Pro Anwender gespeichert, systemweit durchgestaltet bis in Timer, Kalender und Benachrichtigungen – und administrativ abschaltbar. #### Mobiloptimiert Feste Navigation am unteren Bildschirmrand, horizontal scrollbare Tabellen mit Hinweispfeil, ungelesene Nachrichten als Punkt am Menü-Button. #### Deutsche Datums- und Zeiteingabe TT.MM.JJJJ samt Kurzformaten, optionaler Kalender-Button und eine Uhrzeiteingabe mit Segmentwechsel per Tab und Pfeiltasten. #### Suchen und Sortieren überall Nahezu alle Listen bieten Live-Suche und Dreizustands-Sortierung; Stammdatenlisten öffnen die Bearbeitung per Doppelklick. #### Persönliche Startseite Jeder Anwender wählt selbst, welche Seite nach dem Login erscheint – Dashboard, Arbeitszeiten oder Projektzeiten. #### Transparente Zuständigkeit Das eigene Profil zeigt, wer aktuell die eigenen Anträge bearbeiten darf – keine Rückfrage nötig. #### Changelog in der Anwendung Die Versionshistorie ist direkt einsehbar; ob die Versionsnummer für alle sichtbar ist, entscheidet die Administration. ## Am besten sehen Sie es live Wir führen Sie an Beispieldaten durch alle Funktionen und beantworten unterwegs Ihre Fragen. 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