*Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passkeys, lückenloses Protokoll, DSGVO-Datenauskunft auf Knopfdruck, Anonymisierung nach Art. 17 und automatische Erkennung von Arbeitszeitverstößen.* # Arbeitszeitdaten sind sensibel. Wir behandeln sie so. Zeiterfassung berührt Persönlichkeitsrechte, Mitbestimmung und Aufbewahrungspflichten. fortyTimer beantwortet diese Anforderungen nicht mit einem Merkblatt, sondern mit Funktionen – und mit Betriebsmodellen, bei denen Sie entscheiden, wer den Server betreibt. [Fragen zum Datenschutz stellen](https://www.fortytimer.de/kontakt.html) [Technik & Betrieb](https://www.fortytimer.de/technik.html) ## Zugang und Anmeldung Passwort allein reicht heute nicht mehr. fortyTimer bringt starke zweite Faktoren mit und lässt sie bei Bedarf verpflichtend machen. #### Zwei-Faktor-Authentifizierung TOTP für gängige Authenticator-Apps, Einrichtung per QR-Code und acht einmalig verwendbare Wiederherstellungscodes. Auf Wunsch für alle verpflichtend. #### Passkeys / WebAuthn Anmelden per Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Hardware-Schlüssel. Mehrere Passkeys je Anwender, mit Namensvergabe und Nutzungsdatum. #### Konfigurierbare Passwortrichtlinie Mindestlänge, Groß- und Kleinschreibung, Ziffern, Sonderzeichen – und optional die Prüfung gegen bekannte Datenlecks. Die Richtlinie gilt an jeder Stelle, an der ein Passwort gesetzt wird. #### Passwortwechsel erzwingen Pro Anwender aktivierbar: Beim nächsten Login muss ein neues Passwort gesetzt werden – etwa nach der Erstanlage. #### Sitzungswiderruf Jede Passwortänderung macht alle anderen Sitzungen und alle „Angemeldet bleiben“-Cookies sofort ungültig – gleich, ob im Profil, per Reset-Mail oder durch die Administration ausgelöst. #### Erneute Passwortbestätigung Sicherheitsseite, 2FA-Einrichtung und Passkey-Verwaltung verlangen eine höchstens 15 Minuten alte Bestätigung. Anonymisierung und endgültiges Löschen gehen weiter: Dort ist das eigene Passwort bei jedem einzelnen Vorgang erneut einzugeben. #### Schutz vor Kontoerkennung Weder Login noch Passwort-Reset verraten, ob eine E-Mail-Adresse existiert oder wie ein Konto geschützt ist. #### Rate-Limits Für Login, 2FA-Challenge, Passkey-Endpunkte, Passwort-Reset, Passwortbestätigung, Nachrichtenversand und signierte Links – nicht durch Endpunktwechsel umgehbar. #### Sofortige Sperrwirkung Deaktivierte Konten und verstrichene Systemaustritte beenden den Zugriff beim nächsten Aufruf – über alle Anmeldewege und auch für laufende Sitzungen. ## Sicherheit in der Anwendung Berechtigungen wirken serverseitig, nicht nur in der Anzeige. Und kritische Vorgänge sind gegen Wettläufe abgesichert. #### Serverseitiges Scoping Vorgesetzte sehen in jeder Liste ausschließlich die Anwender ihrer Genehmigergruppen – auch beim direkten Aufruf einer URL. #### Sicherheits-Header `X-Frame-Options: DENY`, `X-Content-Type-Options: nosniff`, `Referrer-Policy: same-origin` und HSTS mit einem Jahr Laufzeit im Produktivbetrieb über HTTPS. #### Feste Anwendungs-URL Alle erzeugten Links – insbesondere Reset- und Genehmigungslinks – sind fest an die konfigurierte Adresse gebunden. Nur der exakte Host wird akzeptiert. #### Signierte Links, zweistufig Genehmigungen aus der E-Mail lösen erst nach bewusster Bestätigung aus, sind einmalig einlösbar und werden vor jeder Aktion erneut auf Berechtigung geprüft. #### Schutz gegen parallele Änderungen Genehmigungen, Rollen- und Gruppenwechsel, Urlaubsbuchungen und Anonymisierungen sind so abgesichert, dass kein widersprüchlicher Zwischenzustand entstehen kann. #### Schutz des letzten Administrationskontos Das letzte aktive Konto mit Administrationsrechten kann weder deaktiviert noch degradiert werden – auch nicht automatisch durch einen Systemaustritt. #### Keine Selbstregistrierung Konten legt ausschließlich die Administration an. Es gibt keinen offenen Zugang von außen. #### Automatisierte Testsuite Über 160 automatisierte Tests mit mehr als 700 Prüfungen sichern die fachlich kritischen Bereiche ab – Salden, Berechtigungen, signierte Links, DSGVO-Funktionen und Nebenläufigkeit. ## DSGVO-Funktionen Auskunft, Löschung, Aufbewahrung und Datenminimierung sind in fortyTimer Schaltflächen, keine Prozesse in einem Ordner. ### Datenauskunft nach Art. 15 und 20 Ein Klick erzeugt pro Anwender ein ZIP mit einer vollständigen, maschinenlesbaren JSON-Datei und einem lesbaren PDF – über mehr als 15 Datenabschnitte: Stammdaten, Zeiteinträge, Projektzeiten, Anträge, Kontokorrekturen, Zeitkonten, sämtliche Stammdaten-Historien, Passkey-Metadaten, Benachrichtigungen, Verstoßbestätigungen und Protokoll-Metadaten. - Nie enthalten: Passwort-Hash, 2FA-Geheimnis, Wiederherstellungscodes - Protokolleinträge nur als Metadaten – keine Daten Dritter - Jeder Export wird protokolliert: *dass* exportiert wurde, nie *was* - Funktioniert bewusst auch ohne gültige Lizenz ### Anonymisierung nach Art. 17 Name, E-Mail, Passwort, 2FA, Passkeys und sämtliche Freitexte werden entfernt oder durch Platzhalter ersetzt. **Zahlen bleiben unverändert** – Salden, Statistiken, Monatsabschlüsse und Nachweise bleiben stimmig. - Erfordert die erneute Passworteingabe der ausführenden Person - Offene Anträge werden dabei sauber geschlossen - Anonymisierte Datensätze sind systemweit schreibgeschützt - Protokolldaten werden zielgenau pseudonymisiert – gleichnamige Personen bleiben getrennt ### Vier Aufbewahrungsfristen Jede Frist ist einzeln einstellbar und mit dem Wert 0 abschaltbar. Die Prüfung läuft automatisch höchstens einmal täglich im normalen Betrieb – ohne Hintergrunddienst, ohne Cronjob – und ist jederzeit manuell auslösbar. - **Ausgeschiedene Mitarbeitende** Jahre nach Austritt *→* anonymisieren oder löschen - **Krankmeldungs-Freitexte** Monate nach Antragsende *→* leeren, Antrag bleibt - **Protokolleinträge** Jahre *→* löschen, Summeneintrag bleibt - **Interne Benachrichtigungen** Monate *→* löschen ### Besonderer Schutz für Gesundheitsdaten Krankmeldungen berühren Art. 9 DSGVO. fortyTimer minimiert diese Daten konsequent an jeder Stelle. - Das Antragsformular weist ausdrücklich darauf hin, keine Diagnosen anzugeben - Freitexte werden nie ins Änderungsprotokoll dupliziert - Genehmigungs-E-Mails und Ansichten ohne Login zeigen sie nicht - Bei Krankmeldungen wird das Urlaubskonto ausgeblendet - Optional: Abwesenheitsarten in Live-Ansicht und Kalender verbergen – alles erscheint dann nur als „abwesend“ **Auch für Ihre eigenen Informationspflichten:** Die Anwendung enthält eine eigene Seite mit Datenschutzhinweisen nach Art. 13 – mit Speicherdauern, die sich dynamisch aus Ihren Einstellungen ergeben, und einer frei hinterlegbaren verantwortlichen Stelle. ## Änderungsprotokoll Wer hat wann was geändert – mit Alt- und Neuwert, in deutschem Klartext, filterbar und exportierbar. #### Umfassende Abdeckung Stammdaten und alle sechs Historien, Zeiteinträge, Projektzeiten, Anträge, Kontokorrekturen, Projektbudgets, Einstellungen, Monatsabschlüsse, Verstoßbestätigungen, Sicherheitsereignisse, An- und Abmeldungen, Lizenzinstallationen, Datenauskünfte, Datenbereinigungen und Nachrichtenversand. #### Deutsche Klartextanzeige Feldnamen, Buchungsarten, Wochentage, Einstellungsbezeichnungen und Fremdschlüssel werden übersetzt angezeigt – kein Rohdaten-Lesen nötig. #### Quellenunterscheidung Zeiteinträge tragen die Herkunft „Timer“ oder „manuell“ – nachvollziehbar, ob gestempelt oder nachgetragen wurde. #### Leistungsfähige Filter Nach Zeitraum, auslösender Person, betroffener Person, Kategorie, Aktion, Quelle und Volltext. Ein Verlaufslink zeigt die Historie eines einzelnen Datensatzes. #### Bleibt lesbar nach Löschungen Namen werden mitgespeichert, sodass Einträge auch dann verständlich bleiben, wenn der zugehörige Datensatz nicht mehr existiert. #### CSV-Export Exakt die gefilterte Ansicht, Excel-freundlich und abgesichert gegen Formel-Einschleusung in Tabellenkalkulationen. ## Arbeitszeitgesetz und Monatsabschluss Vier Prüfungen laufen laufend mit. Und ein Monat lässt sich erst abschließen, wenn kein Verstoß mehr offen ist. | Prüfung | Was geprüft wird | Beispielmeldung | | --- | --- | --- | | Tageshöchstzeit | Summe aller Buchungen eines Kalendertags gegen die maximale Tagesarbeitszeit | „10:30 Std. gearbeitet (max. 10:00 Std.)“ | | Wochenhöchstzeit | Vollständige Kalenderwochen gegen die maximale Wochenarbeitszeit | „KW 32: 52:00 Std. (max. 48:00 Std.)“ | | Mindestpause | Gesamtpause des Tages gegen die für die erreichte Arbeitszeit vorgeschriebene Pause | „15 Min. Pause bei 7:30 Std. Arbeit (mind. 30 Min. nach 6:00 Std.)“ | | Mindestruhezeit | Abstand zwischen Arbeitsende und nächstem Arbeitsbeginn | „9:15 Std. Ruhe (mind. 11:00 Std.)“ | #### Regel gilt zeitpunktgenau Arbeitszeitregeln sind pro Anwender historisch zuweisbar – geprüft wird immer die am betroffenen Tag gültige Regel, nicht die heutige. #### Nachtschichten inklusive Buchungen über Mitternacht und der jeweilige Vortag werden korrekt einbezogen. #### Verstöße bestätigen Mit Namen und Zeitstempel – einzeln aus dem Dashboard oder als Sammelbestätigung beim Monatsabschluss. Bestätigte Verstöße verschwinden aus der offenen Liste, bleiben aber dokumentiert. #### Dashboard-Überwachung Die Administration sieht die Verstöße der letzten 60 Tage als eigene Karte auf dem Dashboard – im Hintergrund berechnet, damit die Seite schnell bleibt. #### Monatsabschluss als Sperre Vollständig vergangene Monate lassen sich sperren. Danach sind Buchungen für Mitarbeitende nicht mehr änderbar; Vorgesetzte dürfen korrigieren, die Administration auch nachtragen. #### Lückenlose Abschlussfolge Fehlende Monate zieht das System chronologisch nach – auch über Jahresgrenzen – und zeigt die geplante Folge vorab zur Bestätigung. Der Abschluss erfolgt vollständig oder gar nicht. #### Auch ausgeschiedene Anwender Vor dem Sperren prüft das System ausdrücklich auch bereits deaktivierte Mitarbeitende auf offene Verstöße. #### Wieder öffnen möglich Die Administration kann abgeschlossene Zeiträume freigeben; betroffene Zwischenstände werden automatisch neu berechnet. ## Wo Ihre Daten liegen In beiden Betriebsmodellen läuft fortyTimer als eigene Installation mit eigener Datenbank. Unterschiedlich ist nur die datenschutzrechtliche Rollenverteilung. ### Eigene Datenbank je Kunde Ihre Daten liegen in einer eigenen MySQL-Datenbank, die keine andere Firma mitbenutzt – es gibt keine gemeinsame Tabelle, in der mehrere Kunden nebeneinander stehen. Im Eigenbetrieb bestimmen Sie Standort, Backup und Aufbewahrung selbst. Im betreuten Betrieb steht der Server in Deutschland und wird von bis zu 50 Kunden gemeinsam genutzt, jeder mit eigener Installation und eigener Datenbank. ### Klare Rollen nach DSGVO Betreiben Sie selbst, findet keine Auftragsverarbeitung statt – die Daten verlassen Ihr Haus nicht. Betreuen wir den Server, sind wir Ihr Auftragsverarbeiter; ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO gehört zum Angebot. ### Praktisch keine externen Aufrufe Schriften liegen lokal, der Feiertagsimport rechnet vollständig offline. Die einzige Ausnahme ist die optionale Prüfung neuer Passwörter gegen bekannte Datenlecks – und die lässt sich abschalten. ### Kein Drittland In keinem der beiden Modelle werden Daten in Drittländer übermittelt: kein Standardvertragsklausel-Thema, keine Abhängigkeit von außereuropäischen Rechenzentren. ## Sprechen wir über Ihre Anforderungen Betriebsvereinbarung, Aufbewahrungsfristen, Rollen und Berechtigungen – wir gehen die Punkte mit Ihnen durch, bevor Sie sich entscheiden. [Gespräch vereinbaren](https://www.fortytimer.de/kontakt.html) [Häufige Fragen](https://www.fortytimer.de/faq.html) --- HTML-Fassung dieser Seite: https://www.fortytimer.de/sicherheit.html Kurzfassung der ganzen Website für KI-Systeme: https://www.fortytimer.de/llms.txt Kontakt: info@fortytwo-consulting.de