Sicherheit, Datenschutz, Compliance

Arbeitszeitdaten sind sensibel. Wir behandeln sie so.

Zeiterfassung berührt Persönlichkeitsrechte, Mitbestimmung und Aufbewahrungspflichten. fortyTimer beantwortet diese Anforderungen nicht mit einem Merkblatt, sondern mit Funktionen – und mit Betriebsmodellen, bei denen Sie entscheiden, wer den Server betreibt.

Fragen zum Datenschutz stellen Technik & Betrieb

Zugang und Anmeldung

Passwort allein reicht heute nicht mehr. fortyTimer bringt starke zweite Faktoren mit und lässt sie bei Bedarf verpflichtend machen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

TOTP für gängige Authenticator-Apps, Einrichtung per QR-Code und acht einmalig verwendbare Wiederherstellungscodes. Auf Wunsch für alle verpflichtend.

Passkeys / WebAuthn

Anmelden per Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Hardware-Schlüssel. Mehrere Passkeys je Anwender, mit Namensvergabe und Nutzungsdatum.

Konfigurierbare Passwortrichtlinie

Mindestlänge, Groß- und Kleinschreibung, Ziffern, Sonderzeichen – und optional die Prüfung gegen bekannte Datenlecks. Die Richtlinie gilt an jeder Stelle, an der ein Passwort gesetzt wird.

Passwortwechsel erzwingen

Pro Anwender aktivierbar: Beim nächsten Login muss ein neues Passwort gesetzt werden – etwa nach der Erstanlage.

Sitzungswiderruf

Jede Passwortänderung macht alle anderen Sitzungen und alle „Angemeldet bleiben“-Cookies sofort ungültig – gleich, ob im Profil, per Reset-Mail oder durch die Administration ausgelöst.

Erneute Passwortbestätigung

Sicherheitsseite, 2FA-Einrichtung und Passkey-Verwaltung verlangen eine höchstens 15 Minuten alte Bestätigung. Anonymisierung und endgültiges Löschen gehen weiter: Dort ist das eigene Passwort bei jedem einzelnen Vorgang erneut einzugeben.

Schutz vor Kontoerkennung

Weder Login noch Passwort-Reset verraten, ob eine E-Mail-Adresse existiert oder wie ein Konto geschützt ist.

Rate-Limits

Für Login, 2FA-Challenge, Passkey-Endpunkte, Passwort-Reset, Passwortbestätigung, Nachrichtenversand und signierte Links – nicht durch Endpunktwechsel umgehbar.

Sofortige Sperrwirkung

Deaktivierte Konten und verstrichene Systemaustritte beenden den Zugriff beim nächsten Aufruf – über alle Anmeldewege und auch für laufende Sitzungen.

Sicherheit in der Anwendung

Berechtigungen wirken serverseitig, nicht nur in der Anzeige. Und kritische Vorgänge sind gegen Wettläufe abgesichert.

Serverseitiges Scoping

Vorgesetzte sehen in jeder Liste ausschließlich die Anwender ihrer Genehmigergruppen – auch beim direkten Aufruf einer URL.

Sicherheits-Header

X-Frame-Options: DENY, X-Content-Type-Options: nosniff, Referrer-Policy: same-origin und HSTS mit einem Jahr Laufzeit im Produktivbetrieb über HTTPS.

Feste Anwendungs-URL

Alle erzeugten Links – insbesondere Reset- und Genehmigungslinks – sind fest an die konfigurierte Adresse gebunden. Nur der exakte Host wird akzeptiert.

Signierte Links, zweistufig

Genehmigungen aus der E-Mail lösen erst nach bewusster Bestätigung aus, sind einmalig einlösbar und werden vor jeder Aktion erneut auf Berechtigung geprüft.

Schutz gegen parallele Änderungen

Genehmigungen, Rollen- und Gruppenwechsel, Urlaubsbuchungen und Anonymisierungen sind so abgesichert, dass kein widersprüchlicher Zwischenzustand entstehen kann.

Schutz des letzten Administrationskontos

Das letzte aktive Konto mit Administrationsrechten kann weder deaktiviert noch degradiert werden – auch nicht automatisch durch einen Systemaustritt.

Keine Selbstregistrierung

Konten legt ausschließlich die Administration an. Es gibt keinen offenen Zugang von außen.

Automatisierte Testsuite

Über 160 automatisierte Tests mit mehr als 700 Prüfungen sichern die fachlich kritischen Bereiche ab – Salden, Berechtigungen, signierte Links, DSGVO-Funktionen und Nebenläufigkeit.

DSGVO-Funktionen

Auskunft, Löschung, Aufbewahrung und Datenminimierung sind in fortyTimer Schaltflächen, keine Prozesse in einem Ordner.

Datenauskunft nach Art. 15 und 20

Ein Klick erzeugt pro Anwender ein ZIP mit einer vollständigen, maschinenlesbaren JSON-Datei und einem lesbaren PDF – über mehr als 15 Datenabschnitte: Stammdaten, Zeiteinträge, Projektzeiten, Anträge, Kontokorrekturen, Zeitkonten, sämtliche Stammdaten-Historien, Passkey-Metadaten, Benachrichtigungen, Verstoßbestätigungen und Protokoll-Metadaten.

Nie enthalten: Passwort-Hash, 2FA-Geheimnis, Wiederherstellungscodes
Protokolleinträge nur als Metadaten – keine Daten Dritter
Jeder Export wird protokolliert: dass exportiert wurde, nie was
Funktioniert bewusst auch ohne gültige Lizenz

Anonymisierung nach Art. 17

Name, E-Mail, Passwort, 2FA, Passkeys und sämtliche Freitexte werden entfernt oder durch Platzhalter ersetzt. Zahlen bleiben unverändert – Salden, Statistiken, Monatsabschlüsse und Nachweise bleiben stimmig.

Erfordert die erneute Passworteingabe der ausführenden Person
Offene Anträge werden dabei sauber geschlossen
Anonymisierte Datensätze sind systemweit schreibgeschützt
Protokolldaten werden zielgenau pseudonymisiert – gleichnamige Personen bleiben getrennt

Vier Aufbewahrungsfristen

Jede Frist ist einzeln einstellbar und mit dem Wert 0 abschaltbar. Die Prüfung läuft automatisch höchstens einmal täglich im normalen Betrieb – ohne Hintergrunddienst, ohne Cronjob – und ist jederzeit manuell auslösbar.

Ausgeschiedene Mitarbeitende Jahre nach Austritt → anonymisieren oder löschen
Krankmeldungs-Freitexte Monate nach Antragsende → leeren, Antrag bleibt
Protokolleinträge Jahre → löschen, Summeneintrag bleibt
Interne Benachrichtigungen Monate → löschen

Besonderer Schutz für Gesundheitsdaten

Krankmeldungen berühren Art. 9 DSGVO. fortyTimer minimiert diese Daten konsequent an jeder Stelle.

Das Antragsformular weist ausdrücklich darauf hin, keine Diagnosen anzugeben
Freitexte werden nie ins Änderungsprotokoll dupliziert
Genehmigungs-E-Mails und Ansichten ohne Login zeigen sie nicht
Bei Krankmeldungen wird das Urlaubskonto ausgeblendet
Optional: Abwesenheitsarten in Live-Ansicht und Kalender verbergen – alles erscheint dann nur als „abwesend“

Auch für Ihre eigenen Informationspflichten: Die Anwendung enthält eine eigene Seite mit Datenschutzhinweisen nach Art. 13 – mit Speicherdauern, die sich dynamisch aus Ihren Einstellungen ergeben, und einer frei hinterlegbaren verantwortlichen Stelle.

Änderungsprotokoll

Wer hat wann was geändert – mit Alt- und Neuwert, in deutschem Klartext, filterbar und exportierbar.

Umfassende Abdeckung

Stammdaten und alle sechs Historien, Zeiteinträge, Projektzeiten, Anträge, Kontokorrekturen, Projektbudgets, Einstellungen, Monatsabschlüsse, Verstoßbestätigungen, Sicherheitsereignisse, An- und Abmeldungen, Lizenzinstallationen, Datenauskünfte, Datenbereinigungen und Nachrichtenversand.

Deutsche Klartextanzeige

Feldnamen, Buchungsarten, Wochentage, Einstellungsbezeichnungen und Fremdschlüssel werden übersetzt angezeigt – kein Rohdaten-Lesen nötig.

Quellenunterscheidung

Zeiteinträge tragen die Herkunft „Timer“ oder „manuell“ – nachvollziehbar, ob gestempelt oder nachgetragen wurde.

Leistungsfähige Filter

Nach Zeitraum, auslösender Person, betroffener Person, Kategorie, Aktion, Quelle und Volltext. Ein Verlaufslink zeigt die Historie eines einzelnen Datensatzes.

Bleibt lesbar nach Löschungen

Namen werden mitgespeichert, sodass Einträge auch dann verständlich bleiben, wenn der zugehörige Datensatz nicht mehr existiert.

CSV-Export

Exakt die gefilterte Ansicht, Excel-freundlich und abgesichert gegen Formel-Einschleusung in Tabellenkalkulationen.

Arbeitszeitgesetz und Monatsabschluss

Vier Prüfungen laufen laufend mit. Und ein Monat lässt sich erst abschließen, wenn kein Verstoß mehr offen ist.

Prüfung	Was geprüft wird	Beispielmeldung
Tageshöchstzeit	Summe aller Buchungen eines Kalendertags gegen die maximale Tagesarbeitszeit	„10:30 Std. gearbeitet (max. 10:00 Std.)“
Wochenhöchstzeit	Vollständige Kalenderwochen gegen die maximale Wochenarbeitszeit	„KW 32: 52:00 Std. (max. 48:00 Std.)“
Mindestpause	Gesamtpause des Tages gegen die für die erreichte Arbeitszeit vorgeschriebene Pause	„15 Min. Pause bei 7:30 Std. Arbeit (mind. 30 Min. nach 6:00 Std.)“
Mindestruhezeit	Abstand zwischen Arbeitsende und nächstem Arbeitsbeginn	„9:15 Std. Ruhe (mind. 11:00 Std.)“

Regel gilt zeitpunktgenau

Arbeitszeitregeln sind pro Anwender historisch zuweisbar – geprüft wird immer die am betroffenen Tag gültige Regel, nicht die heutige.

Nachtschichten inklusive

Buchungen über Mitternacht und der jeweilige Vortag werden korrekt einbezogen.

Verstöße bestätigen

Mit Namen und Zeitstempel – einzeln aus dem Dashboard oder als Sammelbestätigung beim Monatsabschluss. Bestätigte Verstöße verschwinden aus der offenen Liste, bleiben aber dokumentiert.

Dashboard-Überwachung

Die Administration sieht die Verstöße der letzten 60 Tage als eigene Karte auf dem Dashboard – im Hintergrund berechnet, damit die Seite schnell bleibt.

Monatsabschluss als Sperre

Vollständig vergangene Monate lassen sich sperren. Danach sind Buchungen für Mitarbeitende nicht mehr änderbar; Vorgesetzte dürfen korrigieren, die Administration auch nachtragen.

Lückenlose Abschlussfolge

Fehlende Monate zieht das System chronologisch nach – auch über Jahresgrenzen – und zeigt die geplante Folge vorab zur Bestätigung. Der Abschluss erfolgt vollständig oder gar nicht.

Auch ausgeschiedene Anwender

Vor dem Sperren prüft das System ausdrücklich auch bereits deaktivierte Mitarbeitende auf offene Verstöße.

Wieder öffnen möglich

Die Administration kann abgeschlossene Zeiträume freigeben; betroffene Zwischenstände werden automatisch neu berechnet.

Wo Ihre Daten liegen

In beiden Betriebsmodellen läuft fortyTimer als eigene Installation mit eigener Datenbank. Unterschiedlich ist nur die datenschutzrechtliche Rollenverteilung.

Eigene Datenbank je Kunde

Ihre Daten liegen in einer eigenen MySQL-Datenbank, die keine andere Firma mitbenutzt – es gibt keine gemeinsame Tabelle, in der mehrere Kunden nebeneinander stehen. Im Eigenbetrieb bestimmen Sie Standort, Backup und Aufbewahrung selbst. Im betreuten Betrieb steht der Server in Deutschland und wird von bis zu 50 Kunden gemeinsam genutzt, jeder mit eigener Installation und eigener Datenbank.

Klare Rollen nach DSGVO

Betreiben Sie selbst, findet keine Auftragsverarbeitung statt – die Daten verlassen Ihr Haus nicht. Betreuen wir den Server, sind wir Ihr Auftragsverarbeiter; ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO gehört zum Angebot.

Praktisch keine externen Aufrufe

Schriften liegen lokal, der Feiertagsimport rechnet vollständig offline. Die einzige Ausnahme ist die optionale Prüfung neuer Passwörter gegen bekannte Datenlecks – und die lässt sich abschalten.

Kein Drittland

In keinem der beiden Modelle werden Daten in Drittländer übermittelt: kein Standardvertragsklausel-Thema, keine Abhängigkeit von außereuropäischen Rechenzentren.

Sprechen wir über Ihre Anforderungen

Betriebsvereinbarung, Aufbewahrungsfristen, Rollen und Berechtigungen – wir gehen die Punkte mit Ihnen durch, bevor Sie sich entscheiden.

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